Vorteile eines CMS

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The bright side

Da in den allgemeinen Beschreibungen von CMS-Systemen schon viele Vorteile dieser Art der Publikation angeklungen sind, wollen wir uns hier auf eine stichpunktartige Ausführung dieser beschränken.


Wie so oft gilt aber auch hier: Für die Vollständigkeit der angebotenen Informationen wird keine Gewähr übernommen - und häufig zeigen sich bisher noch nicht beachtete Vorteile erst im Laufe der Realisierung eines spezifischen Projektes. Da wir uns hier vorrangig auf dem Gebiet der Web-CMS-Systeme bewegen, sind nicht alle der nachfolgenden Ausführungen auf alle CMS zu verallgemeinern, bzw. sind spezifisch für webbasiertes Content Management.

Ein einheitliches Erscheinungsbild über die gesamte Website wird durch zentrale Vorlagen (Templates) garantiert.
Gleiche Inhaltselemente - wie etwa Newsartikel, Auflistungen, Verlinkungen - werden automatisch gleich formatiert. Dies fördert die Homogenität und die Konsistenz der Website und sorgt für ein harmonisches aber auch professionelles Erscheinungsbild über alle Einzelseiten hinweg.

Die redaktionelle Arbeit folgt streng dem Ansatz der Trennung von Design und Inhalt.
Ein verantwortlicher Redakteur muss sich nicht mit der Formatierung oder sogar dem Layout seiner Artikel beschäftigen. Seine Aufgabe entspricht genau seinem Fachgebiet, nämlich der Eingabe und Pflege von thematisierten Informationen auf der Webseite.

Eingeschränkte Sichtweisen für Redakteure.
Moderne CMS-Systeme erlauben es die Sichtbarkeit - und damit die Editierbarkeit - der angebotenen Eingabefelder zu beschränken. Ein Redakteur sieht dann auch nur noch die Eingabefelder, welche für ihn relevant sind und er wird nicht durch die Fälle aller verfügbaren Felder irritiert und in seiner Arbeit behindert.
 
Die Aktualität der angebotenen Information wird garantiert.
Die Inhalte werden in einer zentralen Datenbank abgelegt. Wird nun die Webseite aufgerufen, so wird die eigentliche Seite on-the-fly erzeugt und garantiert hiermit, daß auch alle vorher getätigten Eingaben Verwendung finden.

Keine Programmierkenntnisse für die Redakteure sind erforderlich.
Alle technischen und gestalterischen Details werden von entsprechendem Fachpersonal dauerhaft festgelegt und müssen nur im Falle von grundlegenden Änderungen überarbeitet werden.

Leichte Erstellung und Verwaltung mehrsprachiger Web-Seiten.
Die Inhalte werden innerhalb der Seitenstruktur gleich mehrsprachig erfasst und lassen sich ohne großen Aufwand bei der Darstellung der Seite im Browser austauschen. Externen Übersetzern kann für ihr Arbeit ganz einfach ein Gastzugang eingerichtet werden. Übersetzungslisten sind damit kaum mehr nötig.

Zugriffskontrolle über die redaktionellen Inhalte.
CMS-Systeme erlauben die Anwendung von Rollenmodellen bei der Eingabe und Pflege von Daten. So können zum Beispiel mehrere Redakteure im System arbeiten, wobei jedoch jeder nur die Inhalte seiner im zugewiesenen Seite bearbeiten darf. Mit diesem Ansatz erfolgt auch eine Entlastung des Anwenders selbst. Er sieht immer nur die Informationen, welche er für die Durchführung seiner Aufgaben benötigt.

Zugriffskontrolle über die veröffentlichten Seiten und Inhalte.
CMS-Systeme erlauben die Vergabe von Rechten an bestimmten Inhalten. So kann man zum Beispiel bestimmte Informationen nur einem eingeschränkten Publikum (etwa nach einer erfolgten Registrierung) zur Verfügung stellen.

Versionkontrolle über die veröffentlichten Seiten und Inhalte.
Damit ist es möglich alle Änderungen an bestimmten Inhalten oder Einstellungen genau zurückzuverfolgen. Bei jeder Änderung wird der genaue Zeitpunkt, der ausführende Anwender, sowie die durchgeführte Änderung protokolliert. Mit diesen Informationen lassen sich Verantwortlichkeiten prüfen oder aber auch bei Bedarf die einfache Zurücknahme einer Änderung bewerkstelligen.

Einfacher Austausch der Ausgabeformate.
Dieselben Inhalte, die Sie auf Ihrer Website bereits pflegen können Sie auch ganz einfach für andere Ausgabeformate wie etwa Broschüren, PDF-Dokumente, etc. wiederverwenden. Hierzu müssen nicht die Inhalte dupliziert werden, sondern lediglich ein neues Template für das neue Ausgabeformat erstellt und eingebaut werden. Ein Änderungen in Webstandards wie HTML5 können nachgezogen werden, ohne die Inhalte selbst neu bearbeiten zu müssen.

Einfache Erweiterbarkeit der Website durch fertige Module.
Je nach Hersteller variiert die Anzahl und die Qualität der verfügbaren, nachträglich leicht einzubauenden Module. Generell kann man aber sagen, daß Standardanwendungen wie etwa ein Gästebuch, ein Newsletterversand, Buchungssysteme und viele weitere, ohne großen Aufwand und mit geringen Kosten der Website hinzugefügt werden können.

Aktualität des Onlineangebotes durch zeitgesteuerte Publikation.
Bestimmte Beiträge oder auch ganze Seiten können mit Hilfe eines Anfangs- und Endezeitpunktes automatisch zu bestimmten Terminen online gehen oder auch automatisch wieder von der Website entfernt werden.

Archivierung ganzer Websites.
Bestimmte Umfänge können versioniert und gesichert werden, so daß quasi jederzeit der Wechsel (zum Beispiel bei Systemstörungen) zu einem vorhergehenden, stabilen Zustand möglich ist. Bei Datenverlust oder Problemen auf Seiten des Internetproviders läßt sich die komplette Website ohne großen Aufwand zu einem neuen Server exportieren.

Integration von Intranet und Extranet.
Bereits bestehende Websites oder Intranet-Lösungen können unproblematisch unter einem gemeinsamen System vereinheitlicht werden. Zugriffskontrollen auf bestimmte Inhalte und Bereiche werden vom CMS übernommen.

Erweiterbarkeit.
Die meisten Web-CMS basieren auf der weitverbreiteten Programmiersprache PHP. Ebenso ist der Großteil der Anwendungen unter Open Source Lizenz erhältlich. Mit etwas Fachwissen lassen sich die Systeme also vollständig den eigenen Bedürfnissen anpassen oder erweitern. Bei vielen der Open Source Lösungen darf man diese Erweiterungen danach sogar kommerziell weiterverbreiten.

Digital Asset Management (DAM).
Neben Texten können auch beliebige multimediale Daten (Bilder, Videos, Audio, Dokumente,...) innerhalb des CMS verwaltet werden. Dieselben Mechanismen für Metainformationen, wie zum Beispiel Verfasser, Datum, Beschlagwortung, können auch für diese Informationen genutzt werden. Darüber hinaus bieten viele CMS-Systeme eingebaute Werkzeuge zur Manipulation und Konvertierung dieser Daten an.

Integriertes Workflowmanagement.
Je nach Größe eines Betriebes bzw. dessen Website kann es notwendig sein, Aufgaben an unterschiedliche Verantwortliche zu delegieren. CMS-Systeme unterstützen diese organisatorischen Anforderungen durch eingebaute Workflow-Werkzeuge, mit deren Hilfe Rollen, Rechte und Arbeitsschritte abgebildet werden können.

Umgehende Veröffentlichung von Informationen.
In der Regel werden alle Änderungen, die ein Redakteur in das System eingibt, auch sofort auf der Website öffentlich zugänglich sobald sie gespeichert sind. Hierdurch wird eine Aktualität des Angebotes sicher gestellt.

Entwurfsmodi.
Bei größeren Änderungen an Design und Layout können nahezu alle notwendigen Arbeiten in einem Entwurfsmodus durchgeführt werden, ohne daß hierdurch das "aktuelle" Onlineangebot gestört wird. Erst wenn alle Änderungen vollständig sind, werden diese komplett und in einem Arbeitsgang publiziert. Somit werden Inkosistenzen und fehlerhafte Verknüpfungen beim Relaunch einer Website vermieden.

Vermeidung von ungültigen Verknüpfungen und Referenzen.
Da die Seiten dynamisch generiert werden, kann das System auch dynamisch die Gültigkeit von Verweisen prüfen und bei Fehlern davor warnen. Wenn Sie etwa einen bestimmten Teil Ihrer Webseite löschen oder verstecken, so sorgt das System automatisch dafür, daß auch keine dorthin verweisenden Links mehr auf den Webseiten zu finden sind. Auch für die Suchmaschinenoptimierung hat Fehlerfreiheit positive Effekte.

Integrierte Suchmaschinenoptimierung SEO.
Die meisten CMS-Systeme bieten heute eine ganze Bandbreite von Hilfsmitteln für eine optimierte Verwertung der erzeugten Inhalte durch Suchmaschinen an. Dazu gehören unter anderem suchmaschinenfreundliche URLs (/angebot/kaffeemaschine.html statt index.php?id=12), automatische Sitemaps und automatisierte Validierung er erzeugten HTML-Seiten.